你是不是總覺得時間不夠用?

明明上帝公平地給每個人24小時有人卻可以像變魔術一樣,幫自己創造幾倍的時間,他們是怎麼做到的?

 


第一招、養成一次就把事情做好的習慣

 

有些事情一旦決定,就無法回頭,即使可以挽回,也得花數倍力氣調整,時間也耗掉大半。

卓睿企管顧問公司董事長葉微微指出,「第一次就做對」是一種「預防」的心態,就算經驗不足,只要事前多花時間溝通,想清楚再動手,並針對所缺,補強執行能力,確立對的方向,若事後需要調整,也不至於太過離譜。

 

第二招、一日之計在於「昨夜」

「一日之計在於晨」雖是句至理名言,但放在今日職場卻顯得緩不濟急。「為避免浪費時間,在前一晚就該訂定隔天計畫,」陸易仕國際顧問公司總經理謝文憲強調。

他指出,每天晚上睡覺前,不妨將明天要達成的目標記下來,按重要程度編上順序。隔天一早,即可馬上著手第一個目標,等到第一個目標達成後,繼續實現第二個目標,一路堅持做下去。

 

第三招、每天提早兩個小時上班

日本時間管理專家高井伸夫在《早上十點以前搞定工作》一書中,早上一個小時的工作效率大約可以抵下午的二、三個小時。

他建議不妨將上班時間往前挪兩個小時,早上七點就進辦公室,保證不會有電話、塞車的困擾,而且頭腦比較清醒,容易做好今天所有的規劃與準備。

「若沒有早起的動力,不如將就寢時間提前兩個小時,以維持原本的睡眠時數,」高井伸夫在書中提醒。

 

第四招、利用通勤時間學習

葉微微建議,以火車、捷運為通勤工具的上班族,不妨將通勤的零碎時間當作自修的機會。

不過,在付諸行動前,特別是學習語言,要先搞清楚自己是「聽覺型」、「視覺型」還是「觸覺型」的吸收模式?

「聽覺型」靠收聽廣播、CD、mp3即可,「視覺型」得搭配文字教材,邊聽邊讀,「觸覺型」則得靠手寫的PDA、Smart Phone,或多帶一本筆記本,邊記邊學才會有效果。

 

第五招、活用等待時間

無論是會議或業務拜訪,總會有一段等待的時間,與其發呆埋怨,不如為這段時間創造些價值。
 
葉微微指出,不妨趁空檔打個電話,擴展人際關係,或是反覆翻閱行事曆,以免遺忘些小事或約會。若想要學習,可以隨身帶本書,或是隨身備有小記事本,即興紀錄一些想法,因為這是作計劃、企劃的好時機。

 

第六招、「一心二用」法

當選過十大傑出青年,出版多本時間管理專書的台大化工系教授呂宗昕,提出獨到的技巧:「我們的大腦如同電腦的程式一般,也有『多視窗』的功能,在同一時段中,適當地選擇可開啟的『窗』,就會增加自己的工作及休閒時間。」要達到這樣的效果,得掌握以下原則:

1.            同時做一件需思考及一件非思考的事,一主一副搭配。

2.            同時做兩件相關的事,讓一份時間產生兩份工作的效應。

3.           同時做兩件休閒的事,可讓一份休閒時間發揮兩份享受功效。

 

第七招、筆記本提醒術

日本溝通專家箱田忠昭在《早上3小時完成一天工作》書中指出,「我經常在我的那本大型的記事本上寫滿了應做之事、工作目標等。每次看到寫在上面的目標時,就會因為這個刺激而開始轉動大腦錄音機,幹勁也會因此激發而出。」

謝文憲也認為,隨身攜帶一本記事本,或是具有記事功能的PDA、手機、無線上網的電腦,把想做但沒那麼緊急的事記在上面。「利用零碎時間把它打開來看,處理掉,往往能收到很好的績效,」

 

第八招、維持良好人際關係

葉微微提醒,平日在人際關係投資不可少:當同事向你求救,你可以放下手邊的事,當他的及時雨。即使當下無法幫忙,也能替他想出變通方案,下次當你有多樣緊急又重要的事得完成,他就可能在第一時間出手相助。

另外,與人共事時,要尊重對方的時間,凡事守時、有效率,不輕易浪費別人一分鐘,有了良好印象,若有合作機會,他便會優先排給你。

 

第九招、管理情緒低潮

「情緒管理也是時間管理的一個重要部份。」曾任美商3M公司教育訓練經理,現為業務銷售專案顧問的王亞蘭強調,若情緒狀態有餘力,當天不妨先試著完成一件事情,通常完成一件完整的任務,就會再有力氣去做第二件事。若實在難以控制,可以採取「刪除法」,暫時排除所有事情,讓自己「放空」。此時,仍得設想備用方案,並試著縮短發洩的時間,以降低拖延帶來的衝擊,這才是放空真正的意義。

 

第十招 以金錢換取時間

葉微微有次餐後與女性友人在廚房閒聊,擔任高階主管的朋友十分得意地秀出自己在超市發現,比以往慣用品牌便宜五元的廚房清潔劑。「過去的比較貴,但噴完五分鐘一擦就乾淨,現在的卻得一個小時,為什麼要省這五元,浪費自己一個小時可能的『產值』?」

葉微微強調,就個人時間成本計算,無論多花點錢買強效的清潔劑,或是請幫傭來打掃,省下的時間拿來做更有品質的休閒或是提升能力的學習,未來創造的效能,都比省下這些蠅頭小利還划算。

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